POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
MISSION
L’Atelier Synergie Humaine accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels et au respect de la vie privée. Dans le cadre de ses services de consultation et d’accompagnement organisationnel, certains renseignements personnels peuvent être recueillis ou consultés lorsque cela est nécessaire à la réalisation de ses mandats.
La présente politique explique comment ces renseignements sont recueillis, utilisés, communiqués, conservés et protégés, ainsi que les droits des personnes concernées.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne collectons que les données essentielles à la réalisation de nos services conseils. Ces informations sont recueillies via les canaux suivants :
- Formulaires de contact ou de demande de service ;
- Inscriptions aux ateliers ou activités de formation ;
- Communications par courriel et téléphone ;
- Rencontres virtuelles ou en présentielles ;
- Navigation sur notre site Internet ;
- Outils technologiques dédiés aux mandats.
Selon le contexte, les données peuvent inclure :
1. Informations relatives aux clients ou participants :
- Identité complète et nom de l'organisation ;
- Fonction occupée et titre professionnel ;
- Coordonnées complètes (courriel, téléphone, adresse) ;
- Analyse des besoins et documents transmis volontairement.
Certaines données liées au climat de travail ou aux enjeux d'équipe sont considérées comme sensibles et font l'objet d'un protocole de sécurité renforcé.
2. Informations liées aux collaborations :
Pour les appels d’offres ou le recrutement, nous collectons
- CV;
- Références;
- Coordonnées professionnelles.
FINALITÉS DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS
Vos renseignements personnels sont traités pour les fins suivantes :
- Répondre aux demandes d’information ou de services ;
- Planifier, exécuter et suivre les mandats de consultation ;
- Assurer la communication avec la clientèle ;
- Gérer la facturation et les ententes contractuelles ;
- Optimiser la qualité de nos interventions conseil ;
- Satisfaire aux obligations légales, fiscales et comptables.
L’Atelier Synergie Humaine s’engage à ne jamais vendre vos informations ni à les utiliser à des fins commerciales tierces.
CIRCULATION DES RENSEIGNEMENTS
Atelier Synergie Humaine limite la communication des renseignements personnels aux personnes et organisations qui doivent y avoir accès dans le cadre de ses activités ou de la réalisation de ses mandats.
Selon les circonstances, certains renseignements peuvent être communiqués :
-
aux fournisseurs de services technologiques, d’hébergement ou de services infonuagiques utilisés pour assurer le fonctionnement, la conservation et la sécurité des renseignements;
-
aux fournisseurs de services administratifs, comptables ou professionnels lorsque leur intervention le requiert;
-
aux collaborateurs, consultants ou sous-traitants participant à la réalisation d’un mandat, uniquement lorsque l’accès aux renseignements est nécessaire à leurs fonctions;
-
aux autorités gouvernementales, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige ou l’autorise.
Lorsque des renseignements personnels sont confiés à un fournisseur, collaborateur ou sous-traitant, l’Atelier Synergie Humaine prend les mesures appropriées afin d’en protéger la confidentialité et d’en limiter l’utilisation aux fins prévues.
Les renseignements personnels ne sont ni vendus ni communiqués à des tiers à des fins commerciales sans le consentement requis, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.
CONSERVATION
Atelier Synergie Humaine conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des délais de conservation requis par les lois et obligations applicables.
La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements et leur utilisation, notamment lorsqu’ils sont liés à un mandat de consultation, à une relation contractuelle, à la facturation, à la comptabilité ou à une candidature.
Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires et que leur conservation n’est plus requise, ils sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences légales applicables.
MESURES DE PROTECTION
L’Atelier Synergie Humaine déploie des protocoles rigoureux pour préserver l’intégrité de vos données :
- Accès limité aux personnes autorisées ;
- Mots de passe robustes
- Protection des appareils ;
- Mises à jour des systèmes ;
- Mesures de confidentialité applicables aux collaborateurs et fournisseurs.
TÉMOINS ET TECHNOLOGIE DE NAVIGATION
Le site Web de l’Atelier Synergie Humaine, hébergé sur la plateforme Wix, utilise certains témoins (« cookies ») et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, notamment à des fins de sécurité et de performance.
Des témoins analytiques ou fonctionnels peuvent également être utilisés afin de mieux comprendre l’utilisation du site et d’améliorer l’expérience de navigation. Lorsque requis, les visiteurs peuvent accepter ou refuser les témoins non essentiels et modifier leurs préférences.
Certains services ou outils technologiques intégrés au site peuvent également recueillir des renseignements conformément à leurs propres pratiques de confidentialité.
Les préférences relatives aux témoins peuvent être modifiées à partir des paramètres de consentement disponibles sur le site.
VOS DROITS
Conformément aux lois applicables et sous réserve des conditions qui y sont prévues, toute personne concernée peut notamment :
-
demander l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet;
-
demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
-
retirer son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels, lorsque applicable;
-
demander la cessation de la diffusion ou la désindexation de certains renseignements personnels, lorsque les conditions légales sont remplies;
-
demander, dans certaines circonstances, que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’elle lui soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
-
formuler une question, une préoccupation ou une plainte concernant le traitement de ses renseignements personnels.
Toute demande peut être adressée à la responsable de la protection des renseignements personnels.
HÉBERGEMENT ET TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS
Atelier Synergie Humaine utilise des outils technologiques et des services infonuagiques pour assurer la gestion et la conservation sécuritaire de certains renseignements personnels.
Les renseignements peuvent être conservés sur des appareils sécurisés appartenant à l’Atelier Synergie Humaine ou auprès de fournisseurs de services technologiques. Dans certaines circonstances, ces fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements sur des serveurs situés à l’extérieur du Québec.
Lorsque des renseignements personnels sont susceptibles d’être communiqués à l’extérieur du Québec, l’Atelier Synergie Humaine prend les mesures requises afin d’évaluer les facteurs relatifs à leur protection et de s’assurer qu’ils bénéficient d’une protection adéquate, conformément aux exigences légales applicables.
PLAINTES ET PRÉOCCUPATIONS
Toute personne ayant une question, une préoccupation ou souhaitant formuler une plainte concernant la protection de ses renseignements personnels ou les pratiques de l’Atelier Synergie Humaine en matière de confidentialité peut communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels.
Toute plainte sera traitée de manière confidentielle, avec diligence et impartialité. La personne concernée sera informée des conclusions découlant de l’examen de sa plainte, lorsque les circonstances le permettent.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Atelier Synergie Humaine prend les mesures raisonnables nécessaires afin de prévenir les incidents de confidentialité et d’en limiter les conséquences.
Lorsqu’un incident impliquant des renseignements personnels survient, les mesures appropriées sont prises afin de réduire les risques de préjudice et de prévenir qu’un incident similaire se reproduise. Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées ainsi que la Commission d’accès à l’information sont avisées conformément aux exigences légales applicables.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
La présente politique peut être modifiée afin de refléter l’évolution des pratiques de l’Atelier Synergie Humaine ou des exigences légales applicables. Toute modification importante sera portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié.
Dernière mise à jour : septembre 2026